Guide
Une bonne lettre aux parents répond à six questions — ensuite, plus personne ne rappelle.
Quand, où, combien, quoi emporter, qui est joignable, jusqu'à quand s'inscrire. Ce qui va au-delà, personne ne le lit ; ce qui manque revient par téléphone. Deux lettres suffisent pour tout un camp.
La première lettre : s'inscrire
Elle part six à neuf mois avant et répond à quatre questions : quand a lieu le camp, où, ce qu'il coûte à la famille, et jusqu'à quand l'inscription doit revenir. Tout le reste peut attendre.
Le montant a sa place dans la première lettre, même s'il n'est pas encore arrêté au franc près. « Environ CHF 380.–, le décompte exact suivra » est une indication utilisable. Ne citer aucun montant conduit les familles à renoncer par précaution.
Si la commune scolaire prend des frais à sa charge ou s'il existe un fonds pour les cas de rigueur, cela figure dans cette lettre — et de manière que personne n'ait à le demander.
La deuxième lettre : se préparer
Elle part deux à trois semaines avant, avec la liste de matériel en annexe. S'y ajoutent le lieu et l'heure de rendez-vous pour l'aller et le retour, l'adresse de la maison, le numéro auquel la direction du camp est joignable, et la règle sur les téléphones.
La joignabilité comprend aussi les heures où elle ne vaut pas : un numéro réservé aux urgences de 22 h à 7 h épargne beaucoup aux deux parties.
Ce qui doit figurer en annexe
- Liste de matériel, classée par catégories et tenant sur une page
- Données de santé : allergies, médicaments, particularités
- Consentement à la participation et aux mesures médicales en cas d'urgence
- Copie de la carte d'assuré ou son numéro
- Au besoin : taille, pointure et niveau de ski pour le matériel de location
Ton et longueur
Une page par lettre. Qui a besoin de deux pages y a écrit des choses qui appartiennent à la liste de matériel ou au concept d'urgence.
Factuel, sans point d'exclamation, sans appel à l'enthousiasme. Les parents veulent savoir ce qu'ils doivent faire et jusqu'à quand. L'enthousiasme, les enfants l'apportent.
Le taux de retour s'améliore nettement si la lettre se termine par la partie qui doit revenir — détachable, avec une date et une seule ligne de signature.
Modèle à télécharger
Lettre aux parents pour le camp de ski
Les deux lettres en document Word, avec des champs entre crochets et le talon d'inscription détachable.
Sans inscription, sans adresse électronique.
La commande des forfaits et du matériel de location passe ensuite par GroupsCAMP. Découvrir GroupsCAMP